「パソコンでメールを送りたいけれど、やり方がよくわからない」
そんな悩みを持つ方は少なくありません。スマートフォンではメールを使っていても、パソコンで送信した経験が少ない方も多いでしょう。
しかし、パソコンでのメール送信は一度覚えてしまえばとても簡単です。仕事や学校、ネットショッピングの問い合わせなど、さまざまな場面で役立ちます。
この記事では、初心者の方でも安心してメールを送れるように、基本的な操作から送り方のマナーまでわかりやすく解説します。
メールを送るために必要なもの
まずはメールを送るために必要なものを確認しましょう。
メールアドレス
メールを送るには、自分専用のメールアドレスが必要です。
代表的なサービスには次のようなものがあります。
- Gmail（Google）
- Outlook（Microsoft）
- Yahoo!メール
無料で利用できるため、まだ持っていない方は作成しておきましょう。
インターネット環境
メールはインターネットを通じて送受信されます。
そのため、
- Wi-Fi
- 光回線
- モバイル回線
などに接続されている必要があります。
パソコン
WindowsパソコンでもMacでも基本的な操作はほぼ同じです。
パソコンでメールを送る方法
ここでは最も利用者が多いGmailを例に説明します。
1. Gmailを開く
インターネットブラウザを起動します。
代表的なブラウザは以下の通りです。
- Google Chrome
- Microsoft Edge
- Safari
ブラウザのアドレスバーに「gmail.com」と入力してアクセスします。
Googleアカウントでログインしてください。
2. 「作成」ボタンをクリック
ログインすると受信トレイが表示されます。
画面左上にある
「作成」
ボタンをクリックします。
すると新しいメール作成画面が開きます。
3. 宛先を入力する
「宛先」の欄に送りたい相手のメールアドレスを入力します。
例：
example@example.com
入力ミスがあると相手に届かないため、正確に入力しましょう。
4. 件名を入力する
件名にはメールの内容がわかるタイトルを入力します。
例：
- お問い合わせ
- 資料送付のお願い
- 面接日程について
件名が空欄だと迷惑メールと勘違いされる場合があります。
必ず入力するようにしましょう。
5. 本文を書く
本文には伝えたい内容を書きます。
例：
お世話になっております。
資料について確認したくメールいたしました。
よろしくお願いいたします。
友人向けなら気軽な文章でも問題ありませんが、仕事関係では丁寧な表現を心がけましょう。
6. 送信ボタンを押す
内容を確認したら「送信」をクリックします。
これでメール送信は完了です。
メール本文の基本的な書き方
初めてメールを書く方は、どんな文章にすればよいか迷うこともあります。
基本は次の流れです。
①あいさつ
例
お世話になっております。
こんにちは。
②用件
何についてのメールなのかを簡潔に書きます。
例
商品の在庫についてお問い合わせします。
③締めの言葉
例
よろしくお願いいたします。
ご確認よろしくお願いいたします。
④名前
最後に自分の名前を記載しましょう。
例
山田 太郎
添付ファイルを送る方法
写真やPDFなどをメールで送りたい場合は添付機能を使います。
Gmailの場合
メール作成画面の下部にあるクリップのマークをクリックします。
送信したいファイルを選択すると、自動的に添付されます。
添付できるものの例は次の通りです。
- 写真
- Wordファイル
- Excelファイル
添付後はファイル名が表示されるので、間違いがないか確認しましょう。
メールが送れないときの原因
メールが送れない場合は次の点をチェックしてみましょう。
インターネットにつながっていない
Wi-Fiが切れている可能性があります。
ブラウザで別のサイトが開けるか確認しましょう。
メールアドレスが間違っている
アドレスの入力ミスはよくある原因です。
特に以下に注意してください。
- @の付け忘れ
- .comの入力ミス
- 不要なスペース
添付ファイルが大きすぎる
大容量の動画などは送信できない場合があります。
その場合はファイルサイズを圧縮するか、クラウドサービスを利用しましょう。
メールサービスの障害
まれにGmailやOutlook側で障害が発生していることがあります。
時間をおいて再度試してみましょう。
初心者が知っておきたいメールマナー
メールは相手とのやり取りなので、最低限のマナーも大切です。
件名をわかりやすくする
悪い例
こんにちは
良い例
商品についてのお問い合わせ
件名を見るだけで内容がわかるようにしましょう。
誤字脱字を確認する
送信前に読み返しを行いましょう。
誤字脱字が多いと相手に失礼な印象を与える場合があります。
添付忘れに注意する
「資料を添付します」と書いているのに添付していないケースはよくあります。
送信前に必ず確認しましょう。
深夜の送信に注意する
緊急でない場合は、相手が確認しやすい時間帯に送るのがおすすめです。
Outlookでメールを送る方法
WindowsパソコンではOutlookを利用する方も多いです。
基本的な流れはGmailと同じです。
- Outlookにログインする
- 「新しいメール」をクリックする
- 宛先を入力する
- 件名を入力する
- 本文を書く
- 送信をクリックする
覚える操作はほとんど同じなので、一度慣れてしまえば簡単です。
パソコンでメールを送るメリット
長文を入力しやすい
キーボードがあるため、スマホよりも快適に文章を書けます。
添付ファイルの管理が楽
パソコンに保存している資料や写真をそのまま送れます。
仕事で使いやすい
ビジネスメールはパソコンの方が見やすく、作成もしやすいです。
まとめ
パソコンでメールを送る方法は難しくありません。
基本的な手順は以下の6つです。
- メールサービスにログインする
- 新規メールを作成する
- 宛先を入力する
- 件名を入力する
- 本文を書く
- 送信する
最初は緊張するかもしれませんが、何回か送っているうちにすぐ慣れます。メールは仕事やプライベートで欠かせない連絡手段なので、この機会にぜひ覚えておきましょう。
パソコン初心者の方は、まず家族や友人にメールを送る練習から始めてみるのがおすすめです。少しずつ経験を積むことで、自信を持ってメールを活用できるようになります。
